Met de alsmaar groeiende hoeveelheid informatie binnen een organisatie, kan het lastiger worden om de juiste documenten op het goede moment terug te kunnen vinden. Dit is niet alleen enorm inefficiënt, maar ook heel frustrerend. Met een goed Document Management Systeem voorkom je deze frustraties en zorg je voor een gestroomlijnde werkwijze binnen je organisatie. Dit systeem – vaak afgekort tot DMS – helpt je namelijk om alle documenten centraal te registreren in één systeem en dusdanig te labelen dat je zelfs documenten van jaren geleden razendsnel terugvindt. Wat je nog meer met een DMS kunt, lees je in dit blog.
Integratie met Microsoft Teams
Doordat we tijdens de pandemie veelal thuis hebben moeten werken, worden applicaties als Microsoft Teams veelvuldig gebruikt. Dat is niet zo vreemd, gezien de vele mogelijkheden die het platform biedt om samen digitaal te werken en te communiceren. Toch komt er ook een aantal uitdagingen kijken op het gebied van document management, zoals bijvoorbeeld bij het aanmaken, beheren en beveiligen van documenten. Door Microsoft Teams te integreren met DigiOffice, een DMS, kun je de informatie op één centrale plek beheren, maar tegelijkertijd wel op meerdere plekken beschikbaar maken. Hierdoor is niet het team, maar het document leidend voor het beheren en beveiligen. Daarnaast krijgen teamleden alleen toegang tot de informatie die voor hen bestemd is, kan informatie aan elkaar gerelateerd worden, worden opslag en beveiliging automatisch geregeld, kun je nieuwe documenten voorzien van de huisstijl en kun je digitale workflows koppelen aan documenten om zo bedrijfsprocessen te automatiseren.
Bewaartermijnen
Er zijn veel regels omtrent het bewaren van documenten, oftewel de administratieplicht. Bepaalde informatie moet voor een vastgestelde termijn worden bewaard, andere informatie mag juist niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk. Dit heet de bewaartermijn van informatie. Met een DMS kun je de wettelijke bewaartermijn automatiseren, zodat gegevens automatisch verwijderd of gearchiveerd worden wanneer de bewaartermijn is verlopen. Niet alleen wordt hiermee aan de wet- en regelgeving voldaan, het is ook een handige methode om efficiënt met de opslag om te gaan.
Workflow management
Workflow management organiseert, beheert en analyseert informatiestromen in een organisatie. Een digitale workflow, ook wel een werkstroom genoemd, is een geautomatiseerd proces waarbij de optelsom van activiteiten elkaar opvolgen om een bepaalde uitkomst te verkrijgen. Met een digitale workflow kun je taken afhandelen, weigeren, goedkeuren, toelichten, delegeren en overdragen. Hiermee zorg je ervoor dat je informatiestromen uniform en efficiënt verlopen. Je kunt workflows toepassen op een document, maar ook op een relatie, een persoon, een dossier of een project.